Perencanaan

Dalam dunia bisnis, setiap pengusaha wajib memiliki perencanaan yang matang dan terstruktur. Sebab, perencanaan yang baik dapat memberikan hasil positif bagi perusahaan.

Namun, masih ada sejumlah pengusaha yang belum memiliki perencanaan dengan matang. Biasanya, mereka hanya bermodalkan tekad yang kuat namun tak diiringi perhitungan ke depannya. Lantas, usaha yang dijalankan bisa mengalami kerugian bahkan bangkrut.

Lantas, bagaimana cara membuat perencanaan yang baik dan matang? Lalu apa sih sebenarnya fungsi perencanaan itu? Simak penjelasannya secara lengkap dalam artikel berikut ini.

Perencanaan Adalah

Perencanaan adalah sebuah proses yang diawali dengan memilih dan menetapkan tujuan organisasi, diikuti dengan memilih dan menentukan strategi, metode dan standart atau tolok ukur yang sesuai, kemudian memperkirakan dan menetapkan kebutuhan anggaran dan sumber daya, serta mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh proses tersebut, untuk mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh.

Tujuan dan Fungsi Perencanaan

Membuat perencanaan yang matang dalam menjalankan sebuah bisnis tentu memiliki tujuan yang bermanfaat. Berikut beberapa tujuan dari perencanaan.

1. Memberikan Pengarahan

Tujuan utama dibuatnya perencanaan adalah untuk memberikan arah, baik untuk manajer maupun karyawan dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Selain itu, adanya perencanaan membuat karyawan dapat mengetahui target apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dari organisasi.

Tanpa adanya perencanaan, kinerja  organisasi atau individu bisa menjadi kurang maksimal dan sesuka hati, sehingga kinerja perusahaan pun jadi tidak efektif, tidak  efisien dan akan sulit mencapai target yang telah ditentukan.

2. Mengurangi Ketidakpastian

Perencanaan,  juga bertujuan untuk mengurangi ketidak-pastian. Bila seorang manajer membuat sebuah rencana, ia dipaksa harus melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan yang mungkin terjadi, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, serta menyusun rencana untuk menghadapi perubahan.

3. Meminimalisir Pemborosan

Dengan menerapkan perencanaan, perusahaan dapat meminimalisir terjadinya pemborosan terutama dalam hal biaya. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efektif dan efisien. Selain itu, hadirnya perencanaan yang matang membuat manajer bisa mengidentifikasi dan menghapus mana hal-hal yang menyebabkan laju perusahaan jadi terhambat serta biaya yang tidak perlu.

4. Menetapkan Tujuan Standar

Terakhir, tujuan dari perencanaan adalah untuk menetapkan tujuan standar perusahaan. Jadi, perencanaan yang matang membuat perusahaan lebih mudah dalam melakukan pengawasan dan evaluasi dalam periode tertentu. Dalam hal ini, evaluasi adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada, tanpa adanya perencanaan maka manajer tak bisa menilai kinerja perusahaan.

Bila penjelasan di atas merupakan tujuan perencanaan, lantas apa fungsi perencanaan? Berikut sejumlah fungsi perencanaan:

• Membantu manajemen menyesuaikan diri dengan sejumlah perubahan
• membantu mengatasi masalah-masalah yang dihadapi perusahaan
• Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran perusahaan secara lebih jelas
• Membantu penetapan tanggung jawab yang tepat di dalam perusahaan
• Meminimalisir pekerjaan yang tidak pasti dan menghemat biaya
• memudahkan koordinasi diberbagai bagian perusahaan

Cara Membuat Perencanaan

Membuat perencanaan yang efektif perlu motivasi, semangat dan niat yang kuat, dan harus konsisten. Namun tak hanya itu, ada sejumlah tahapan lain yang perlu diketahui untuk membuat perencanaan yang matang. Berikut beberapa tahapan yang perlu dilakukan untuk dapat membuat perencanaan yang baik dan matang.

1. Perencanaan Tertulis

Hal pertama yang harus dilakukan adalah, buatlH perencanaan tersebut secara tertulis. Mulai dari bagaimana harus memulainya, apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan, serta menandai rencana yang sudah dicapai. Cara ini terbilang cukup efektif agar kamu semakin fokus dan yakin bahwa perencanaan ke depannya semakin baik.

2. Menentukan Goal

Langkah selanjutnya, tentukan goal yang ingin dicapai. Dengan menentukan goal yang ingin dicapai, Anda dapat mengetahui hal apa yang ingin dicapai ke depannya.

3. Susun Sesuai Tugas dan Tanggung Jawab

Susun perencanaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing, sesuai dengan tingkatan dan bidang pekerjaannya. Hal ini agar setiap karyawan maupun manajer dapat mencapai targetnya dengan memiliki rasa tanggung jawab di dalam hati.

4. Tentukan Prioritas

Berikutnya, tentukan prioritas agar bisa membagi waktu dan sumber daya yang ada dengan baik. Jadi bila ada pekerjaan tambahan yang tiba-tiba muncul, Anda bisa mengerjakannya secara efektif dan tidak mengganggu pekerjaan lainnya.

5. Lakukan Review

Ketika perencanaan tersebut sudah tersusun dengan baik, perlu dibuat list dan dilakukan review lagi sesuai dengan list yang telah dibuat, agar tugas dan tanggung jawab serta seluruh pekerjaan yang direncanakan, sumber daya, sudah tercakup dan terbagi dengan benar atau belum. Jika ternyata ada yang salah segera, perbaiki agar tidak mengganggu kualitas.

6. Batas Waktu

Terakhir, selalu berikan batasan waktu dalam menyusun perencanaan yang matang. Dalam hal ini, Anda bisa menentukan secara langsung kurun waktu untuk mengerjakan sejumlah pekerjaan, baik dalam hitungan jam, hari, bulan atau tahun

Cara Mengukur Efektivitas Suatu Perencanaan

Seperti yang telah dijelaskan, ketika perencanaan itu sudah selesai dibuat, perlu dilakukan review terlebih dahulu sebelum perencanaan itu disetujui dan dilaksanakan. Berikut beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan:

1. Kegunaan

Agar perencanaan dapat berjalan maksimal, maka dalam pelaksanaannya suatu perusahaan harus fleksibel, stabil, sederhana, dan berkesinambungan. Semakin besar sebuah organisasi, maka diperlukan perencanaan yang matang dan lebih kompleks.

2. Ketepatan dan Objektif

Perencanaan juga perlu dilakukan evaluasi guna mengetahui apakah suatu rencana jelas, ringkas, nyata, dan akurat. Sebab, berbagai keputusan dan kegiatan perusahaan hanya efektif bila didasarkan perencanaan yang tepat dan terstruktur.

3. Ruang Lingkup

Selain itu, perencanaan perlu memperhatikan sejumlah prinsip seperti kelengkapan, kepaduan, dan konsistensi. Misalnya, seberapa luas cakupan rencana yang dimiliki perusahaan? Lalu menyangkut kegiatan apa saja di dalam rencana tersebut?

4. Efektivitas Biaya

Dalam hal ini, efektivitas biaya perencanaan menyangkut waktu, usaha, dan aliran emosional. Bila rencana semakin terstruktur dan rapi, maka ke depannya dapat menghemat biaya pengeluaran perusahaan

5. Akuntabilitas

Di dalam perencanaan terdapat dua aspek akuntabilitas, yaitu tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi rencana. Agar suatu rencana dapat berjalan efektif maka harus mencakup keduanya.

6. Ketepatan Waktu

Terakhir, perencanaan yang efektif harus sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Namun, rencana yang dibuat secara matang seringkali tak berjalan mulus karena ditemukan banyak perubahan dan kendala seiring waktu, alhasil rencana sulit tercapai dan tak tepat waktu.

Demikianlah beberapa hal yang perlu dipahami dan dilakukan dalam pembuatan suatu perencanaan agar dapat menghasilkan suatu perencanaan yang baik, efektif dan berhasil guna.